4.3. Pengendalian : Tujuan, Ancaman Dan Prosedur

Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: 

• Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, 
• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi), 
• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat, 
• Semua transaksi dicatat dengan akurat, 
• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian, 
• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 

Ancaman dan pengendalian 

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

a) Kehilangan Data, 

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis). 

b) Kinerja yang buruk, 

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja. 

1. Penerimaan pesanan penjualan 

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 

• Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat. 
• Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk. 
• Terjadi legitimasi pesanan. 
•  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Pemeriksaan edit entri data. 
• Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 
• Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business. 
• Sistem pengendalian persediaan. 

2. Pengiriman barang 

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain : 

• Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 
• Pencurian persediaan. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data. 
• Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 

3. Penagihan dan piutang usaha 

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 

• Kegagalan untuk menagih pelanggan. 
• Kesalahan dalam penagihan. 
• Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. 
• Pengendalian edit entri data dan daftar harga. 
• Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4. Penagihan kas 

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : 

• Pencurian Kas. 

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

4.2. Prosedur Pemrosesan Informasi

Prosedur Pemrosesan Informasi

SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

1.    1. Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

2.    2. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat di tambah atau tidak.

Bagaimana data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menteluruh:

1.    1. Pemeriksaan validitas, uji kelengkapan

2.    2. Uji kewajaran

3.    3. Persetujuan kredit:

a.    Otorisasi umum, batas kredit

b.    Otorisasi khusus: pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut:

 1. Pesanan penjualan

2.    2. Slip pengepakan

3.    3. Kartu pengambilan barang

Model Data Siklus Pendapatan

1. Data model REA menyediakan satu metode untuk mendesain sebuah database yang akan terintegrasi secara efisien terhadap keuangan dan pengoperasian data.

2. Data model REA yang disederhanakan untuk siklus pendapatan dari suatu perusahaan sebaiknya menyertakan informasi berikut ini :

• Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

Berikut ini adalah model data siklus pendapatan :

4.1. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

A.    Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

1.      Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

·     Definitif : Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

·     Urutan : Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

·     Pelanggan : Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

·     Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

·     Keterkaitan : Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

·     Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

2.      Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

·      Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

·      Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

·      Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

B.     Siklus pendapatan

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbert, 2005).

1.      Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang teat dengan harga yang sesuai.

Pada siklus pendapatan, terdapat 4 aktifitas dasar bisnis yaitu :

a.    Memasukkan pesanan penjualan (sales order entry)

Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order).

Proses memasukkan pesanan penjualan mencakup tiga tahap :

·      Mengambil pesanan dari pelanggan

·      Memeriksa dan menyetujui kredit dari pelanggan

·      Serta memeriksa ketersediaan persediaan

b.   Mengirim pesanan (shipping)

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut.

Proses ini terdiri dari dua tahap : mengambil dan mengepak pesanan, dan mengirim pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan). Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

c.    Penagihan dan piutang usaha (billing and accounts receivable)

Aktivitas dasar kketiga dalam siklus akuntansi pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihar data piutang usaha. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice).

d.   Menerima pembayaran/penagihan kas (cash collection)

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir.

3.5 JELASKAN ELEMEN PENGENDALIAN INTERNAL (VERSI COSO)

Elemen Struktur Pengendalian Intern Versi COSO

          COSO atau Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission
 Commitee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi
Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

2. Penilaian Resiko
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

3. Aktivitas Pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

* Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
* Pelimpahan tanggung jawab.
* Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
* Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

4. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5. Pengawasan
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

3.4 JELASKAN PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERN

1. Pengertian sistem pengendalian intern

Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yangbebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara bagisuatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit, pengendalian internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun.

Pengendalian intern secara luas, diantaranya ;

a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :

1. mengamankan aktiva perusahaan
2. mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
3. meningkatkan efisiensi
4. mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi

Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputii pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.

Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut diatas  dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :

• Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
• Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
• Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
• Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.

Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :

1. Untuk menjaga aktiva perusahaan
2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
4. Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Berangkat dari tujuan diatas, maka sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :

a) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)

Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.

b) Pengendalian intern administrasi (internal administratife control)

Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan pengendalian mutu kegiatan perusahaan .

2. Karakteristik sistem pengendalian intern 

Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :

• Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
• Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
• Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
• Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
• Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
• Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang bersangkutan.

3. Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :

a. Organisasi

1. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
3. Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4. Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat  yang lebih tinggi.
5. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
6. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7. Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
9. Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10. Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.

c. Praktik yang sehat ;

1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
4. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
5. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
6. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8. Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
9. Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar.
11. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
12. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

4. Pengendalian akuntansi

Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :

a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.

b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:

1. Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
2. Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.

c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.

d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.

e. Pengendalian keamanan data

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.

Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :

• Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
• Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
• Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan  pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.

5. Pengendalian Administrasi

pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.

https://oriza8.wordpress.com/artikel/pendidikan/pengendalian-intern-dalam-sistem-informasi-akuntansi/